Einfach erklärt: N.I.E, Residencia, Empadronamiento

Wer in Spanien leben möchte, stolpert schnell über die Begriffe N.I.E., Residencia und Empadronamiento. Da sie vielfach verwechselt werden, entstehen oft Missverständnisse, die unnötig teuer werden. Entweder, weil Fristen verpasst oder falsche Gebühren bezahlt werden. Wer nicht perfekt Spanisch spricht, stößt dann trotz bester Vorbereitung bald an seine Grenzen. Deshalb im Folgenden eine tabellarische Aufstellung der Begrifflichkeiten inklusive der Details, die für dich von Bedeutung sein werden.

Anfänglich kann das neue System verwirrend sein. Wann was beantragt werden muss, zum Beispiel. In einem separaten Beitrag erzähle ich dir anschließend, in welcher Reihenfolge wir die Dinge erledigt haben und warum.

Ich habe übrigens einen kleinen Geheimtipp im Post eingebaut.

Die N.I.E./NIE

Was:Die “Número de identidad de extranjero” ist die Ausländer-Identifikationsnummer und somit das Gegenstück der DNI, welche Spanier:innen erhalten. Sie ist eine Art Steuernummer, die du für praktisch ALLES benötigst, sogar, um Pakete entgegenzunehmen. Sie zu beantragen beziehungsweise zu haben, hat keinerlei Konsequenzen/Nachteile.
Wer:Jeder, der in Spanien leben will, braucht früher oder später eine N.I.E. Also auch Kinder; wobei bei ihnen mit der Beantragung auch bis zum Residencia-Antrag gewartet werden kann. Denn mit der Residencia bekommt man – wenn noch nicht vorhanden – gleich auch eine N.I.E. zugewiesen. Mehr dazu gleich.
Wo:
  • Im EU-Heimatland: Spanische Botschaft oder Konsulat;
  • Vor Ort: National-Polizei (Policía Nacional) oder
  • Ausländerbehörde (Oficina de Extranjería; auf Teneriffa in Santa Cruz)
Wann:
  • Botschaft/Konsulat: Am besten mindestens 2 Monate VOR deiner Auswanderung, damit genügend Zeit bleibt, um sie per Post zugeschickt zu bekommen.
  • Vor Ort: Jederzeit beziehungsweise sobald du die N.I.E. benötigst.
  • Bitte bedenke, dass du auf einen Termin vor Ort teilweise mehrere Wochen warten musst.
  • Da mit der N.I.E. keine besonderen Konsequenzen verbunden sind und sie sehr praktisch für alles ist (auch, um als Ansässiger wahrgenommen/ernst genommen zu werden; von Vermietern, Banken und Co.) empfehle ich zumindest für den hauptverantwortlichen/arbeitenden Erwachsenen die N.I.E noch im Heimatland zu beantragen.
  • Für die Kinder muss das nicht sein, denn im Zuge der Residencia-Beantragung bekommt man automatisch eine N.I.E. zugeteilt.
Wie:
  • Konsulat/Botschaft: Persönlich mit vorheriger Terminvereinbarung.
  • National-Polizei und Ausländerbehörde: Aktuell (Stand 2022) geht es meist nur mit Termin (Cita Previa). Einen solchen kannst du online vereinbaren.
  • Ganz gleich wo du beantragst, du musst die Gebühren immer vorab bezahlen.
Erforderliche Unterlagen:Am einfachsten ist es, direkt bei der Botschaft/im Konsulat nachzufragen, was du benötigst. Grundsätzlich brauchst du Folgendes:
  • Antragsformular EX-15
  • Reisepässe im Original + 2-fach kopiert
  • Bekanntgabe wirtschaftlicher, beruflicher oder sozialer Gründe für die Beantragung (wir haben dies im Formular angegeben und erklärt, dass wir auf Teneriffa leben und arbeiten möchten).
  • Einzahlungsbestätigung der Gebühr (du musst die Gebühr VORAB bezahlen. Wenn du im Heimatland bei Botschaft oder Konsulat beantragst, reicht eine Überweisungs- oder Einzahlungsbestätigung. Wenn du vor Ort beantragst, musst du das mit dem Formular “Modelo de tasa 790, código 012” tun (siehe Geheimtipp vorhin).
  • Vertretervollmacht (wenn du es nicht selbst machst; wobei du vorher abklären solltest, ob das überhaupt möglich ist)
  • Bei Kindern könnte die Geburtsurkunde verlangt werden (wenn du es vor Ort machst, brauchst du sehr wahrscheinlich eine beglaubigte Übersetzung).
Kosten:2022 sind es 9,84 Euro pro Person
Weitere Infos:
  • Das N.I.E.-Blatt (A4), welches du erhältst, hat eine behördliche Gültigkeit von 3 Monaten. Das bedeutet nicht, dass du dir alle paar Monate ein neues Blatt holen musst. Falls du in Spanien beziehungsweise auf den Kanaren bleibst, wirst du ohnehin die Residencia beantragen. Auf der grünen Karte, die du dann erhältst, ist deine N.I.E. ebenfalls vermerkt.
  • Du brauchst die N.I.E. auch für so einfache Dinge wie ein Paket zu empfangen. Deshalb macht es Sinn, sie sich zu merken oder auf dem Smartphone abzuspeichern.
  • Falls du die N.I.E. nicht sofort brauchst – etwa, weil du noch kein Gewerbe anmeldest oder die Residencia auf Basis finanzieller Rücklagen beantragst – musst du sie nicht unbedingt separat und vorab beantragen. Im Zuge der Eintragung ins zentrale Ausländerregister (= Residencia-Beantragung) bekommt man, wenn noch keine vorhanden ist, automatisch eine N.I.E. zugeteilt.
  • Die N.I.E. besteht aus neun Zeichen: ein Großbuchstabe am Anfang, sieben Ziffern anschließend ein Bindestrich und wieder ein Großbuchstabe (z. B. Z4530294-E). Wenn du deine N.I.E. online eingeben musst, ist der Bindestrich meist wegzulassen. Falls es dann immer noch nicht funktioniert (im digitalen Postfach oder sonst wo) dann versuche, auch den letzten Buchstaben wegzulassen, dann klappt das anmelden oder einloggen.

So sieht das N.I.E.-Blatt aus 

Residencia

Was:Die Residencia (grüne Karte) ist eigentlich das “Certificado de registro de ciudadano de la union” und ist als Ansässigkeitszertifikat zu verstehen, welches du bekommst, wenn du dich ins zentrale Ausländerregister eintragen lässt. Die grüne Karte besagt, dass du als EU-Bürger in Spanien ansässig bist und dich mehr als 3 Monate hier aufhältst. Meist geht damit auch die steuerliche Ansässigkeit einher, wobei du erst ab einem Aufenthalt von mehr als 183 Tagen tatsächlich in einem EU-Land steuerpflichtig wirst. Wenn von „Residencia beantragen“ die Rede ist, ist also die Eintragung ins zentrale Ausländerregister gemeint.
Wo:
  • National-Polizei (Policía Nacional) oder
  • Ausländerbehörde (Oficina de Extranjería; auf Teneriffa in Santa Cruz)
Wann:Ab einem Aufenthalt von 3 Monaten ist die Eintragung in das Ausländerregister verpflichtend. Bitte bedenke, dass Termine oft schon 4 Wochen im Voraus gebucht werden müssen.  Unsere Erfahrung: Wir haben die Residencia für die Kinder und meinen Mann erst nach ca. 5 Monaten beantragt und es wurde nicht gefragt, wann wir eingereist sind oder seit wann wir hier sind.
Wie:Persönlich, nach mit vorheriger Terminvereinbarung (Cita previa). Du bekommst die grüne Karte meist sofort ausgehändigt.
Erforderliche Unterlagen:
  • Modelo EX-18 in zweifacher Ausführung
  • Zahlungsbestätigung der Gebühr mittels „Modelo de tasa 790 Código 012“ (wieder vorab bezahlen!)
  • Reisepässe + Kopien aller Reisepässe (zur Sicherheit je 2 Kopien)
  • Heiratsurkunde; beglaubigt & übersetzt + 2 Kopien
  • Bei Kindern beglaubigte Übersetzung der Geburtsurkunden, ebenfalls pro Kind 2 Kopien
  • ggf. Nachweis, dass du dich (und deine Familie) finanziell selbst erhalten kannst
Kosten:2022 sind es 12 Euro pro Person (siehe Gebühren für Amtsleistungen)
Weitere Infos:
  • Wenn sich deine Daten ändern – meist der Wohnsitz – musst du diese Änderung bekannt geben und erhältst eine neue Karte.
  • Auf einer der Seiten der Karte ist unten rechts eine Nummer angegeben. Das ist eine Supportnummer (IDESP oder IXESP genannt), die ebenfalls der Identifikation dient. Für manche Online-Registrierungen wird diese Nummer abgefragt. Dieser Nummer muss eventuell der Buchstabe C vorangestellt werden (siehe Bild). Erklärung HIER.

So sieht der Grüne Karte (Residencia) aus

Empadronamiento

Was:Wohnsitzanmeldung
Wo:Beim Rathaus (Ayuntamiento) oder der Gemeinde. Am besten ist, du suchst nach Empadronamiento + dein Wohnort.
Wann:Sobald du einen festen Wohnsitz hast.
Wie:Bei manchen Gemeinden/Städten kannst du ohne Termin kommen, oftmals wird ein Termin verlangt. Ein solcher ist einfach zu bekommen und du kannst ihn online vereinbaren: https://sede.legal/citas/
Erforderliche
Unterlagen:		Ich empfehle, immer alle Dokumente und Unterlagen (Reisepässe, N.I.E.-Blätter, Staatsbürgerschaftsnachweise, Geburtsurkunden) im Original + übersetzt + jeweils und zweifach kopiert mitzunehmen. Nicht immer sind die Informationen, die man im Netz findet aktuell und leider verhalten sich die Ämter nicht alle gleich.  Wir brauchten das: Unsere Reisepässe, die Geburtsurkunden der Kinder im Original (Übersetzung war hier nicht erforderlich), die N.I.E.-Blätter von uns Erwachsenen. Die Kinder hatten zu diesem Zeitpunkt noch keine, es wurden deshalb die Nummern der Reisepässe eingetragen.
Kosten:Eintragung: 0 Euro, keine Kosten
Das Zertifikat: ca. 3 Euro
Weitere Infos:
  • Nach deiner Wohnsitzanmeldung bekommst du dein “Certificado de Empadronamiento” entweder sofort mit oder du holst es dir nach ein paar Tagen ab. Das Zertifikat hat meist eine Gültigkeit von 3 Monaten.
  • Mit einer digitalen Signatur kannst du es auch online erhalten. Google dafür am besten „Certificado de Empadronamiento + deinen Heimatort“ (also zum Beispiel: Certificado de Empadronamiento Puerto de La Cruz), dann wirst du fündig.
  • Man teilte uns außerdem mit, dass wir erneut kommen sollten, sobald wir die Residencia haben, was wir sofort erledigt haben, als es so weit war.

So sieht das Certificado de Empadronamiento aus

Geheimtipp: Gebühren bezahlen

Die Polizei darf in Spanien keine Zahlungen entgegennehmen. Deshalb müssen die Gebühren für die N.I.E. (wenn du sie vor Ort beantragst) und die Residencia vorab bezahlt werden. Hast du dies vorab nicht getan, wird man dich sehr wahrscheinlich zur nächsten Bank schicken, um das nachzuholen. Das Problem: Wenn du kein Kunde bist, werden dich die wenigsten Banken einzahlen lassen, was dazu führt, dass du wieder warten und einen neuen Termin bei der Polizei vereinbaren musst. Die Banco Sabadell (findet man überall auf der Insel verteilt) hat zumindest Zeiten für Nichtkunden eingerichtet (Di. und Do. Vormittag in Puerto de La Cruz), in denen so etwas erledigt werden kann.

Aber es geht auch leichter. Und zwar, musst du nur zu einem Caixa-Bankautomaten gehen (einen der größeren). Dort wählst du deine Sprache aus (wenn Deutsch nicht geht, dann Englisch) und navigierst dich zu „Gebühren  oder Steuern zahlen“. Dort folgst du den Anweisungen, scannst den Bar-Code deines Formulars und kannst deine Gebühren problemlos mit deiner spanischen Bankkarte bezahlen. Ob das auch mit einer deutschen oder österreichischen Karte möglich ist, kann ich leider nicht beantworten, wäre aber spannend, herauszufinden…

Die einzelnen Zahlungsbelege legst du den Unterlagen zur Beantragung von Residencia oder N.I.E. bei. Am besten fotografierst du die Belege auch für dich ab oder lässt sie (für deine Ablage) kopieren.

Kurz gesagt: Du musst nicht zu einer Bank, um die Gebühren zu bezahlen. Du kannst das bei jedem großen Caixa-Bankautomaten tun, ohne dort Kunde zu sein.

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Beitrag aktualisiert am 16/02/2024

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